Facture électronique &Digitalisation des entreprises
Que vous soyez une petite entreprise ou une grande organisation, investir dans la digitalisation de vos processus est indispensable pour garantir une croissance rentable et durable.
Notre mission est de vous accompagner grâce à notre expertise complète :
Investir de façon rentable et durable dans La digitalisation de votre structure
L’investissement dans la digitalisation des entreprises est plus qu’une simple modernisation technologique ;
" C’est une stratégie essentielle pour assurer la pérennité et la compétitivité de votre entreprise. "
Comprendre les enjeux de la digitalisation permet de tirer le meilleur parti des technologies disponibles tout en garantissant un retour sur investissement optimal.
Les enjeux de la digitalisation pour les entreprises
La digitalisation de votre entreprise implique l’intégration de technologies numériques dans tous les aspects de votre activité.
Cela permet non seulement d'améliorer l'efficacité opérationnelle mais aussi de transformer les modèles commerciaux.
Qu'est-ce que la digitalisation des entreprises ?
C’est l'adoption de solutions digitales pour optimiser les processus internes et externes, améliorant ainsi la productivité, la réactivité et la satisfaction client.
Les enjeux de la digitalisation incluent :
Réduction des coûts opérationnels : automatisation des processus pour minimiser les erreurs humaines et les coûts de main-d'œuvre.
Amélioration de l'efficacité : utilisation des outils de digitalisation pour optimiser les flux de travail et accélérer les délais de traitement.
Renforcement de la compétitivité : Diffusion d’une approche digitale centric dans la culture d’entreprise pour intégrer les innovations régulièrement et devancer la concurrence.
Innovation et adaptabilité : intégration des technologies émergentes pour créer de nouveaux produits et services, et répondre rapidement aux changements du marché.
Stratégies pour une transformation digitale réussie
Pour réussir votre transformation digitale, il est nécessaire de mettre en place une stratégie bien définie et adaptée à vos besoins.
Mettre en place et respecter une stratégie claire vous assurera le succès de votre transition digitale. Nous sommes là pour vous accompagner tout au long de ce processus.
Voici quelques étapes clés :
Conseil en transformation digitale
Faire appel à un cabinet de conseil en transformation digitale permet de bénéficier d’une expertise et d’un accompagnement sur mesure pour chaque étape de votre projet.
Sélection des bons outils
Identifier et intégrer les outils de digitalisation les plus adaptés à votre entreprise, qu'il s'agisse de solutions de dématérialisation des factures, de plateformes de gestion ou d'outils de collaboration.
Formation et accompagnement
Assurer que vos équipes soient formées et prêtes à adopter les nouvelles technologies, en les impliquant dans le processus de digitalisation.
La facturation électronique (e-facture) Transformer une contrainte réglementaire en opportunité de transformation
Qu’est-ce que la facturation électronique ?
Une facture électronique est un document de facturation émis, transmis et reçu sous un format électronique structuré, permettant un traitement digital et automatisé.
La facture électronique sera la norme pour les échanges entre entreprises privées et publiques. La facture électronique doit inclure toutes les mentions obligatoires d’une facture.
A compter de 2026, toutes les entreprises auront l’obligation d’accepter des factures électroniques et de les traiter sans rompre la piste d’audit.
La loi de finances 2020 a introduit l'obligation de facturation électronique pour les échanges entre entreprises établies en France et soumises à la TVA.
- Facture électronique (e-facture / e-invoicing) - Article 289 bis du CGI : Adoption d'une obligation de facturation électronique sur les flux domestiques B2B + B2G.
- E-Reporting -Article 290 bis du CGI : Adoption d'une obligation de transmission de données électroniques sur les flux B2B non domestiques + B2C domestiques.
Cette réforme est une étape importante dans l'accélération de la transition numérique poursuivie par la France. L’Etat vise via la généralisation de la facturation électronique à :
- une meilleure connaissance des flux transactionnels locaux
- un accroissement de la compétitivité en réduisant les coûts (traitements facture +déclaratif TVA)
- une réduction de la fraude fiscale
3 types de format sont acceptés par l’Etat français : format XML (UBL ou CII) ou norme factur-x (format XML + pdf)
Comment se préparer à la réforme de la facturation électronique en 2024 ?
La réforme de la facturation électronique en 2026 (échéance déjà reportée deux fois par l’Etat) nécessite une préparation rigoureuse pour assurer une transition fluide et conforme aux nouvelles réglementations.
Il faut avoir une approche distincte pour les flux de factures reçues des fournisseurs et les factures émises à destination des acheteurs (les clients de l’entreprise).
Bien se préparer nécessite de se poser les bonnes questions et d’identifier les principales problématiques à résoudre.
La réforme de la facturation électronique nécessite de sécuriser plusieurs thématiques et d’anticiper les principales difficultés.
Notre TOP 5 des thématiques liées aux :
- Cartographie des flux
- Elaboration des déclarations de TVA Collectée
- Mise au format des factures émises dans le respect de la norme EN16931 et des mentions commerciales obligatoires
- Modélisation du cycle de vie des factures (devis – livraison - facture) et le cycle de paiement
- Connexion avec votre logiciel comptable, votre ERP et les différents outils facturiers
- Cartographie des flux d’achat
- Elaboration des déclarations de TVA Déductible
- Dématérialisation et traitement numérique des factures entrantes
- Vérification du respect des délais de paiement de tous les fournisseurs
- Traitement des flux d’achat internationaux et des notes de frais
Qui est concerné par la facturation électronique ?
1. Toutes les entreprises à partir de 2026 qui recevront des factures électroniques devront traiter automatiquement ces factures dans leur système informatique (via la Plateforme Publique de Facturation - PPF ou via un Partenaire de Dématérialisation Privé - PDP) sans rompre la piste d’audit.
2. Les Grandes Entreprises et les ETI devront émettre obligatoirement leurs factures à compter de septembre 2026
3. Les auto-entrepreneurs, les TPE et les PME devront émettre obligatoirement leurs factures à compter de septembre 2027.
Quels seront les principaux impacts quotidiens liés à la réforme ?
Le déploiement de la réforme nécessitera pour votre entreprise de :
Maintenir la qualité des informations comptables et fiscales (éviter la régression)
Gérer les flux documentaires de facturation inter-entreprise et intra-entreprise avec des données structurées
Gérer les processus métier (agrégats, rapprochements, workflows de validation), incluant le cycle de vie des flux (approbation-rejet technique, approbation-refus fonctionnel, …)
La réforme impactera 4 grands les domaines :
- Arrêt des envois des factures par mail ou par courrier
- Absence d’envoi direct des factures entre les entreprises (passage par le PPF obligatoire)
- Nouveau processus d’E-reporting (B2C, B2Bi et données de paiement)
- Impacts sur certaines actions notamment pour alimenter les nouveaux statuts obligatoires (exemple : refus de la facture)
- Implémentation de nouveaux rôles au sein de la DSI pour traiter les rejets techniques et au sein de la comptabilité pour traiter les refus fonctionnels (litige)
- Mise en place d’un nouvel outil PDP / OD dans l’écosystème IT
- Evolution des formats des factures reçues / émises
- Automatisation des flux comptables sur base des données structurées
- « Onboarding » des tiers nécessaires pour accompagner les clients et les fournisseurs dans cette transition
- Formation/ sensibilisation des équipes internes impliquées dans les processus de facturation
Passage à la facturation électronique : Par où commencer ?
Nous proposons l’intervention d’un expert pluridisciplinaire en finance, fiscalité et informatique.
Après avoir cadré la mission au cours d’une étape préliminaire, notre démarche se déclinera en 4 étapes (hors déploiement) :
Nous prévoyons plusieurs ateliers qui permettront de déterminer :
- L’état des lieux y compris cartographie des flux
- Votre modèle cible
- La feuille de route qui permettra d’atteindre la cible
- Le cahier des charges à destination de votre futur PDP
Notre démarche se décline sur 2 mois calendaires (hors choix du PDP) et elle vous conduira jusqu’au choix de votre futur PDP à partir de S2 2025.
Ainsi il vous restera 6 mois pour déployer votre solution informatique et onboarder votre écosystème, et être fin prêt pour septembre 2026.
Bénéficiez de notre expertise pour vous orienter dans votre projet grâce à notre démarche « sur-mesure » , adaptée à votre taille et à votre activité.
Notre mission : Accompagner efficacement votre transformation digitale
Chez ConseilCompta.fr nous mettons à votre disposition une équipe de spécialistes en conseil en digitalisation pour vous accompagner dans chaque étape de votre projet.
Nos compétences couvrent un large éventail de services destinés à optimiser vos processus, choisir les meilleures solutions technologiques, et structurer vos investissements.
Modélisation des flux
Une des premières étapes de la digitalisation est la modélisation des flux de travail existants pour identifier les points d’amélioration.
En collaborant avec nos consultants en transformation digitale, vous bénéficiez de notre expertise pour :
Nos experts analysent vos processus actuels et proposent des améliorations en utilisant les dernières technologies.
Vous accompagner pour sélectionner vos futurs outils digitaux
Nous vous assistons dans le choix des éditeurs et des solutions logicielles qui correspondent le mieux à vos besoins, que ce soit pour la gestion des ressources humaines, les systèmes de gestion intégrée (Enterprise Resource Planning, ERP) ou les plateformes de collaboration.
Systèmes de gestion relation client (CRM)
Outils de collaboration & communication
Utilisez des plateformes comme Microsoft Teams ou Slack pour faciliter la communication et la collaboration entre vos équipes, même à distance.
Gestion des ressources humaines (HRM)
Systèmes de gestion des notes de frais
Systèmes de gestion de projet
Plateformes de commerce électronique
Développez votre activité en ligne avec des solutions comme Shopify ou WooCommerce, pour gérer facilement les ventes en ligne et l’inventaire.
Analyse de données & élaboration budgétaire
Utilisez des logiciels comme Google Analytics ou Power BI pour analyser les données et obtenir des insights précieux sur votre activité.
Structuration du financement
Le Digital est un levier pour transformer profondément l’entreprise.
Cette transformation peut être guidée par des enjeux plus larges telles que la croissance, la recherche d’efficacité et encore une meilleure contribution au développement durable des affaires.
Nous vous assistons dans l’élaboration de vos plans de financement digitaux et nous nous assurons de leur cohérence et de leur réalisme avec les budgets prévisionnels de l’entreprise et les plans de décarbonation éventuels.
Notre rôle est d’être votre Business Partner en estimant vos besoins de financement et en vous accompagnant dans l’obtention d’aide de l’Etat ou d’investisseurs.
Élaboration des plans d’investissement et de financement : Nous travaillons avec vous pour définir des plans de financement clairs et structurés, facilitant ainsi la réalisation de vos projets de transformation digitale.
Assistance à l’obtention de subvention pour la transformation digitale : Notre équipe vous guide dans les démarches pour obtenir des subventions et autres financements publics ou privés, afin de soutenir vos initiatives digitales.
Et Déploiement de la solution
Une fois vos besoins et le plan de financement définis, nous vous aidons à formaliser vos flux et vos procédures internes. Cette étape est précieuse pour assurer une intégration harmonieuse des nouvelles technologies et maximiser leur efficacité.
Le déploiement de la solution nécessite d’être vigilant quelques semaines pour s’assurer que les nouveaux outils sont bien implémentés et bien utilisés.
Lors du déploiement, il est également temps de mettre à jour les manuels de procédure, le contrôle interne et le plan de continuité d’exploitation en cas de défaillance de l’outil (exemple : cyber attaque).
Grâce à notre accompagnement, vous pouvez aborder la transition numérique avec confiance et sérénité, en sachant que chaque aspect de votre projet est pris en charge par des professionnels expérimentés.
Notre objectif est de vous permettre de tirer pleinement parti des avantages de la digitalisation.
FAQ sur La digitalisation et la dématérialisation
Quels sont les avantages de la dématérialisation des factures et des documents ?
La dématérialisation des factures et des documents est une solution essentielle pour améliorer la gestion de vos flux financiers et administratifs. Voici quelques bénéfices clés de cette transformation :
- Rationalisation des coûts : En adoptant des formats dématérialisés, vous éliminez certains frais d'impression, de stockage et d'envoi postal.
- Efficacité accrue : Les factures électroniques et autres documents numériques sont traités plus rapidement et sans erreurs, grâce à l'automatisation des processus.
- Respect des normes et régulations : La dématérialisation obligatoire à partir de 2024 exige des entreprises une transition vers des systèmes de facturation électronique conformes.
Nous vous aidons à vous préparer à cette échéance et à respecter les réglementations en vigueur.
Comment archiver et gérer les documents numériques ?
L'archivage des factures dématérialisées et autres documents numériques est obligatoire et clé pour garantir leur accessibilité, leur sécurité et leur conformité aux normes légales.
- Solutions d'archivage numérique : Adoptez des systèmes d'archivage électroniques sécurisés pour stocker et gérer vos documents de manière efficace.
- Sécurité et conformité : Assurez la protection de vos données sensibles grâce à des solutions conformes aux standards de sécurité les plus stricts.
Quels sont les autres applications de la dématérialisation ?
La dématérialisation ne se limite pas aux factures et documents administratifs.
Elle peut également transformer d'autres aspects de votre entreprise.
- Dématérialisation de vos contrats avec signature électronique probante et archivage : Sécurisez vos relations commerciales et déléguez les relances administratives pour vous consacrer au cœur de votre business.
- Dématérialisation des tickets de caisse : Améliorez l'expérience client et réduisez les coûts de gestion en passant aux tickets de caisse électroniques.
- Digitalisation des processus RH : Simplifiez la gestion des ressources humaines avec des solutions de dématérialisation des contrats de travail, des fiches de paie, et des dossiers du personnel.
Nos expertises sectorielles
L’industrie est au cœur de la révolution numérique. Nous aidons les entreprises industrielles à adopter des technologies avancées pour améliorer leur supply chain, leur production, leur gestion des ressources et leur efficacité opérationnelle.
- Transformation digitale industrielle : Mise en place de solutions IoT (Internet des objets) soutenues via des technologies Blockchain pour optimiser la chaîne de production et proposer de la maintenance prédictive.
- Automatisation des processus : Utilisation de l'intelligence artificielle et de la robotique (RPA – Robotic Process Automation) pour automatiser les tâches répétitives et réduire les coûts.
- Gestion intelligente des ressources : Implémentation de systèmes de gestion intégrée (ERP) pour une meilleure visibilité et contrôle des ressources.
Le secteur des services est en constante évolution avec l'essor du digital. Nous accompagnons les entreprises de ce secteur dans la digitalisation de leurs processus pour offrir des services plus rapides, personnalisés et efficaces.
- Expérience client améliorée : Utilisation de plateformes CRM (gestion de la relation client) pour personnaliser les interactions et améliorer la satisfaction client.
- Outils de collaboration : Adoption de solutions cloud et d'outils de collaboration pour faciliter le travail à distance et améliorer la productivité des équipes.
- Digitalisation des services : Mise en place de portails en ligne pour offrir des services accessibles et interactifs à vos clients.
Le secteur du commerce et de la distribution doit s'adapter rapidement aux attentes des consommateurs. Nous aidons les entreprises à tirer parti des technologies digitales pour transformer leur modèle d'affaires et améliorer la satisfaction clients.
- Commerce électronique : Création et optimisation de plateformes e-commerce pour améliorer l'expérience d'achat en ligne.
- Logistique intelligente : Utilisation de technologies de traçabilité et de gestion des stocks en temps réel pour améliorer la chaîne logistique.
- Marketing digital : Développement de stratégies de marketing digital pour accroître la visibilité en ligne et fidéliser les clients.
" Faites confiance à l’équipe de ConseilCompta.fr pour transformer votre entreprise grâce à une digitalisation audacieuse et stratégique."
